OTAYORI

とりあえずやってみよう

【事務職の業務改善】002:メーラーを再検討する

改善項目001

現在使用しているメーラーは本当にそれでいいのか。現在の作業内容を考慮しながら最適なメーラーを見つける。

コスト

費用0円~有料サービスもあり

改善内容

会社によってメーラーは指定のものがあると思います。個人の力ではメーラーを変更することができない場合もあるので、この業務改善は後回しにしていいと思います。
全員が同じメーラーを使っていることで、担当者のトラブル対応が容易になる管理コストの削減ができるメリットもあります。しかしひとつ立ち止まって考えてほしいことはメーラーを使いづらいまま使用していると、例えば大量のメールの中で、本当に対応するべきメールを見逃すことがあっては本来の意味をなしていません。

メーラーの再検討は業界・業種にもよると思います。BtoBのような担当間でのやり取りしかしない場合であればどんなメーラーでも特に問題ないかと思いますが、例えばECショップの運営会社ではチームで同一のメールアドレスを管理する場合があります。
私の職場では後者になりますが、迷惑メールも多く、複数で管理をするので常に対応漏れが発生するリスクがありました。
前任者から引き継いで使用していたBeckyでは限界があると考えるようになりました。
ただメーラーを再検討しようと考えた場合でも無料だけでなく有料のメーラーサービスがあるため、会社ごとの使用状況によって決定していく必要があります。
特に有料メーラーには多人数対応に関して言えばを想定した便利な機能があります。コストと費用対効果を考えて、有料メーラーの導入をするのもひとつの選択肢です。

無料でメジャーなメーラーを選ぶ選択

無料であることを考えるならoutlookgmailが最優先に検討して、それ以外を選ぶなら、thunderbirdぐらいだと思います。たまに金融系でlotus notesを見た気もしますが、マイナーすぎます。私の職場環境、作業内容を考慮してthunderbirdにしました。ユーザー数は少ないのですが比較的情報は多いのでさほどデメリットは感じません。 otayori.hatenablog.com 機能はもちろん見た目の変更もできるので心理的なメリットもあります。 otayori.hatenablog.com

thunderbird変更後のメリット

  • 必要な機能しかないため、見やすい
  • 検索機能が充実している
  • 見た目の好みにできる。心理的
  • トラブルシューティング時の対応情報が比較的新しく、情報も十分ある。

outlookgmail変更後のメリット

  • Gasやvbaを使用すれば外部連携が可能になる。
  • slackやchatworkなどのチャットツールとの連携が可能。
  • IFTTTなどの外部サービスとの連携で業務の自動化が検討できる。
  • クラウド版であれば場所を選ばす選択が可能。
  • トラブルシューティング時の対応情報が新しく、ユーザー数が多いため情報が多い。

他に【有料メーラー】の場合

多人数対応に関する便利な機能が充実しています。

  • 対応漏れ・二重対応防止、対応状況の把握
  • 対応状況の把握、引継ぎの容易さ